28.10.2019

Звіт про роботу архівної установи та виконання плану розвитку архівної справи архівного відділу Арцизької районної державної адміністрації за 9 місяців 2019 року

Звіт про роботу архівної установи та  виконання плану розвитку архівної справи архівного відділу

Арцизької районної державної адміністрації

за 9 місяців 2019 року

Протягом 9 місяців 2019 року прийнято управлінську документацію:

1

Веселокутська сільська рада (Ф. Р-41)

60

2

Виноградівська сільська рада (Ф. Р-40)

50

3

Вознесенська Перша сільська рада (Ф. Р-44)

94

4

Главанська сільська рада (Ф. Р-51)

56

5

Арцизька райдержадміністрація  (Ф.108)

1

6

Де ленська сільська рада  ( Р-81)

88

7

Задунаївська сільська рада (Р-54)

30

8

Долинівська сільська рада (Ф. 104)

36

9

Нвдеждівська сільська рада (Ф. 103)

89

10

Кам'янська сільська рада (Р-46)

51

11

Холмська сільська рада (Р-43)

60

12

Мирнопільська сільська рада (Р- 39)

55

13

Новоіванівська сільська рада (Р- 52)

80

14

ОВК ТВО № 142 Чергові вибори Президента України 31 березня 2019 року. Повторне голосування 21 квітня 2019 року (Ф. 142)

23

15

Новокапланівська сільська рада (Р-64)

80

16

Острівненська сільська рада (Р-45)

69

Всього -  862 справ (в минулому році – 497). Заплановано на рік 1065 од.зб. , виконано 81 % від запланованого на рік.

1.3.2. Погодження ЕПК (схвалення ЕК архівного відділу).

Протягом 9 місяців 2019 року схвалено ЕК та відправлено на погодження ЕПК Державного архіву:

 

 

- описи справ з кадрових питань:

 

 

Од.зб.

1

Кам’янська сільська рада (Ф. Р-46)

5

2

ФГ «Деленське» (Ф. Р-72)

25

3

Арцизьке об’єднане управління Пенсійного фонду України Одеської області (список № 3)

310

4

Ф. 142 Окружна виборча комісія територіального виборчого округу № 142 . Чергові вибори Президента України 31 березня 2019 року. Повторне голосування 21 квітня 2019 року (далі ОВК)

21

5

УДУСУ в Арцизькому районі Одеської області

27

6

Ф. 143 ОВК ТВО № 142 Позачергові вибори народних депутатів України 21 липня 2019 року

18

Всього – 406 од.зб. (в минулому році – 203).

Заплановано на рік – 24 од.зб. , план перевиконано.

- номенклатури справ: Служба у справах дітей (список № 3), Опорний навчальний заклад "Арцизький навчально-виховний комплекс"Загальноосвітня школа І – ІІІ ступенів №1 – гімназія – міжшкільнийнавчально-виробничий комбінат – дошкільний навчальний заклад"Арцизької районної ради Одеської області (далі Школа № 1), ОВК -2, Арцизький районний суд, УДКСУ ,  всього – 6. (в минулому році – 21)

Заплановано на рік – 4, план перевиконано.

- інструкції з діловодства – Управління соціального захисту населення (список № 3), Школа № 1, УДКСУ  – всього 3. Роботу проведено поза планом.

- положення про ЕК – Школа № 1 – всього 1.

Заплановано на рік – 2. План виконано на 50 %.

- положення про архівні підрозділи – Школа № 1 – всього 1.

Заплановано на рік -2. План виконано на 50 %.

1.4. Експертиза цінності документів, що зберігаються в архівній установі.

Зроблено удосконалення опису № 1 архівного фонду Р-77 Сільськогосподарський виробничий комбінат (СВК) «8 Марта» - 174 од.зб.

Заплановано на рік – 174 од.зб. (в минулому році – 135), план виконано.

1.7.1. Проведено 3 тематичні перевірки наявності стану та руху документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи: Арцизька районна спілка споживчих товариств (Ф. Р-87), Відділ освіти, молоді та спорту Арцизької районної державної адміністрації  (Ф. Р-90), Арцизька районна державна адміністрація (Ф. 108) (в минулому році – 3). План виконано.

1.7.3. Кількість семінарів, організованих архівною установою. Заплановано провести 1 семінар. Така робота не проводилась.

2.2. Проведено ремонт документів з паперовою основою

СВК ім. Димитрова с.Острівне Арцизького району (Ф. Р-60)

15 арк.,

 СВК «Світанок», с.Главані Арцизького району (Ф. Р-80)

15 арк.

СВК ім. Христо Ботєва, с.Задунаївка Арцизького району     (Ф. Р-61)

10 арк.

 Всього – 40 арк. (в минулому році – 40).

Заплановано на рік – 40 справ., план виконано.

2.3.Оправлено та підшито 6 справ СВК «8 Марта», с Нові Каплани (Ф.Р-77) (в минулому році – 6), план виконано.

2.6. Протягом 9 місяців поточного року закартоновано документів:

1

Веселокутська сільська рада (Ф. Р-41)

60

2

Виноградівська сільська рада (Ф. р-40)

50

3

Вознесенська Перша сільська рада (Ф. Р-44)

94

4

Главанська сільська рада (Ф. Р-51)

56

5

Арцизька райдержадміністрація  (Ф.108)

1

6

Де ленська сільська рада  ( Р-81)

88

7

Задунаївська сільська рада (Р-54)

30

8

Долинівська сільська рада (Ф. 104)

36

9

Нвдеждівська сільська рада (Ф. 103)

89

10

Кам'янська сільська рада (Р-46)

51

11

Холмська сільська рада (Р-43)

60

12

Мирнопільська сільська рада (Р- 39)

55

13

Новоіванівська сільська рада (Р- 52)

80

14

ОВК ТВО № 142 Чергові вибори Президента України 31 березня 2019 року. Повторне голосування 21 квітня 2019 року (Ф. 142)

23

15

Новокапланівська сільська рада (Р-64)

80

16

Острівненська сільська рада (Р-45)

69

Всього -  862 справ (в минулому році – 497). Заплановано на рік 1065 од.зб. , виконано 81 % від запланованого на рік.

2.8. Проведено перевіряння наявності документів з паперовою основою:

№ п/п

Назва установи

Кількість справ

1.

Арцизька районна спілка споживчих товариств

 (Ф. Р-87) (перевірка в юридичній особі)

2001-2012 – 56 од.зб.

2.

Відділ освіти, молоді та спорту Арцизької районної державної адміністрації  (Ф. Р-90) (перевірка в юридичній особі)

2012-2014  – 19 од.зб.

3.

Арцизька районна державна адміністрація (Ф. 108) (перевірка в юридичній особі)

2011-2014– 193 од.зб.

4.

СВК ім. Димитрова с.Острівне Арцизького району

(Ф. Р-60), перевірка в архівному відділі

Опис № 1 -  1968-2011– 143 од.зб.

5.

 СВК «Світанок», с.Главані Арцизького району

(Ф. Р-80)

Опис № 1 -  1960-2006 – 280 од.зб.

6.

СВК ім. Христо Ботєва, с.Задунаївка Арцизького району

 (Ф. Р-61)

Опис № 1 -  1968-2005 – 119 од.зб.

Всього – 810 справ. Заплановано на рік – 810 од.зб. (в минулому році – 937)  План виконано.

3.1. Робота із запитами.

Протягом 9 місяців 2019 року надійшло всього – 174 запита, (в минулому році – 141). Заплановано на рік  – 275 запитів, виконано 63% від запланованого на рік. З них:

-         Прийнятих на особистому прийомі – 71 запит (в минулому році – 66)

Заплановано на рік  – 95 запитів, виконано 75% від запланованого на рік.

3.1.2. Виконання запитів:

- майнових всього – 86 (в минулому році – 73);    78 – із позитивним результатом (в минулому році – 67)

- соціально-правового характеру – 88 (в минулому році – 78);  80 – із позитивним результатом ( в минулому році – 70) .

3.1.3. Кількість виконаних запитів із рекомендацією звернутися за можливим місцем зберігання документів – 27 запитів (в минулому році  - 24).

3.3. Організація роботи користувачів у читальному залі.

Протягом 9 місяців 2019 року зареєстровано  10 користувачів (в минулому році – 8). Заплановано на рік – 10. План виконано .

-         кількість виданих од. зб. – 68 (в минулому році – 125). Заплановано на рік – 65. План виконано.

 

3. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду

3.2. Заходи щодо посилення охорони державних архівів, протипожежної безпеки, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж і комунікацій.

В приміщенні  архівного відділу вживаються наступні заходи щодо дотримання вимог  пожежної безпеки:

- розроблені інструкції по протипожежної безпеці,   по забезпеченню збереженості документів під час надзвичайних ситуацій  природного і техногенного характеру, по охороні праці;

- проводяться  інструктажі по протипожежній безпеці.

На теперішній час приміщення архіву обладнано трьома вогнегасниками.

4. Використання інформації документів Національного архівного фонду

4.2. Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архіву.

Громадяни у читальному залі проводять дослідження з питань приватизації житла, по земельним питанням.

4.5. Загальна кількість запитів від іноземних громадян, виконаних архівом у звітному році (з розбивкою по країнах). Таких запитів не надходило.

5. Співпраця з громадськістю

5.2. Заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних; надання консультацій і роз’яснень із найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях та на сторінках ЗМІ; наявність консультативної веб-сторінки «Звернення громадян» на веб-сайті архіву; ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань тощо):

-         створена електронна база даних про обласні Державні архіви України, про територіальні та відомчі архіви Росії,  Казахстану, Молдови, Білорусі            ( телефон, поштова адреса, електронна адреса)

-         розроблено та затверджено графік особистого прийому громадян начальником архівного відділу ( вівторок, четвер з 9 до 13 год.);

-         на особистому прийомі надаються консультації та роз’яснення  по соціально – правовим питанням;

-         для полегшення та прискорення  проведення прийому громадян начальником відділу розроблено бланки частіше зустрічаючих заяв громадян;

-         архівний відділ внесено до графіка Арцизької районної державної адміністрації  проведення лінії прямого телефонного зв’язку на травень та листопад поточного року.

     -    здійснюється постійний контроль за термінами виконання запитів громадян.

Начальник архівного відділу        _______________                 Л.В. Небога