05.06.2020

План заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки архівним відділом Арцизької районної державної адміністрації

 

Найменування завдання

Найменування заходу

Відповідальні за виконання завдання

Кількісні показники

Строк виконання завдання, роки

Примітки

1

2

3

4

5

6

1.Виявлення  та усунення  недоліків в обліку документів НАФ

1.Вивіряння та уточнення облікових документів

Архівний відділ

 

Постійно

 

2.Встановлення фактичної наявності документів НАФ та відповідності їх кількості, зазначеній в облікових документах

2.Перевіряння наявності та стану документів  з паперовим носієм

Архівний відділ

3 фонди –

Р-20- 667 од.зб. ,  Р-49 – 639 од.зб. , Ф. 108 – 490 од.зб.

Всього – 1796 од.зб. 

2020

 

 

Архівний відділ

7 фондів

Р-41-305 од.зб.

Р-44 -   359 од.зб.

Р-70 - 99 од.зб.

Р-51 – 319 од.зб.

Р-81 – 312 од.зб.

Р-74- 135 од.зб.

Р-77 – 174 од.зб.

Всього: 1703 од.зб.

2021

 

 

Архівний відділ

14 фондів

Р-51 –319 од.зб.

Ф.104 – 133 од.зб.

Р-38 – 279 од.зб.

Р-81 –312 од.зб.

Р-43 – 315 од.зб.

Р-45 –245 од.зб.

Р-50 – 235 од.зб.

Р-52 – 261 од.зб.

Р-96 – 178 од.зб.

Р-25 –474 од.зб.

Р-22 –202 од.зб.

Р-80 –143 од.зб.

Р-66 –266 од.зб.

Р-97 –95 од.зб.

Всього – 3457 од.зб.

 

2022

 

 

Архівний відділ

3 фонди

Р-46 – 288 од.зб.

Р-39 – 301 од.зб.

Ф.103 – 208 од.зб.

Всього – 797 од.зб.

 

2023

 

 

Архівний відділ

3 фонди

Р-52 – 261 од.зб.

Р-64 – 217 од.зб.

Р-45 – 245 од.зб.

Всього – 723 од.зб.

2024

 

4.Виявлення відсутніх документів під час перевіряння наявності та організація їх розшуку

1.Виявлення відсутніх документів, їх облік, складання карток обліку невиявлених документів

Архівний відділ

 

У разі необхідності

 

2.Організація розшуку невиявлених документів

 

 

У разі необхідності

 

5.Контроль за наявністю та станом документів НАФ, виданих у тимчасове користування за межі архіву та вчасним їх поверненням

1.Перевіряння книг видавання документів, актів видавання документів, карток-замінників одиниці зберігання

 

 

постійно

 

2.перевіряння наявності та стану справ (од.зб.), виданих впродовж року

 

Кількість од.зб.

 

 

6.Аналіз фізичного стану документів НАФ та умов їх зберігання

1.Виявлення та облік од.зб., що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення

 

Кількість од.зб.

Постійно

 

2.Оцінювання фізичного стану документів НАФ

 

Кількість од.зб.

У разі необхідності

 

3.Складання карток фізичного стану документів

 

Кількість карток, (кількість позицій у базі даних)

У разі необхідності