14.10.2014

Відомості про архів

Архівний відділ Арцизької районної державної адміністрації – це структурний підрозділ районної державної адміністрації, є юридичною особою, зареєстрованою 05.09.2007 року, видано свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи. Має подвійне підпорядкування – Державного архіву Одеської області та районної державної адміністрації.
Архівний відділ знаходиться в адміністративному корпусі  Арцизького заводу залізобетонних виробів, займає приміщення (104,9 кв. м.) Приміщення архіву  включає 2 відокремлених кімнати: архівосховище / 88,7 кв.м./ і робочу кімнату /16,2 кв.м./, 
Поштова адреса:  68404, Одеська область, м.Арциз, вул. Соборна, 56. 
Контактний телефон 04845- 3-13-30, електронна адреса -lneboga1964@ukr.net,  
Архівний відділ має власну печатку, штамп. Фінансування  відділу  здійснюється з державного бюджету.
Згідно штатного розпису районної державної адміністрації в архівному відділі передбачено 1 одиниця – начальник архівного відділу. 
Положення про районний архів затверджене розпорядженням голови районної державної адміністрації від 17 жовтня 2008 року № 608/2008. У 2009 році було внесено зміни до вказаного розпорядження та було затверджено нове Положення про районний архів розпорядженням голови районної державної адміністрації від 21 липня 2009 року № 644/А-2009. 
У зв’язку із зміною назви установи, розпорядженням голови  районної державної адміністрації від 07.09.2010 р. № 563/А-2010 районний архів став носити назву архівного відділу Арцизької районної державної адміністрації.

Згідно розпорядження голова Арцизької районної державної адміністрації від 23.03.2018 року № 157/А-2018 архівний відділ став структурним підрозділом без статусу юридичної особи публічного права .

Положення про архівний відділ затверджено розпорядження голови Арцизької районної державної адміністрації від 23.04.2018 року № 242/А-2018

 

УКРАЇНА

ОДЕСЬКА ОБЛАСТЬ

АРЦИЗЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

23.04.2018 року                                   №  242 /А-2018

м. Арциз

          Про затвердження Положення про архівний

відділ Арцизької районної державної адміністрації

 

            Відповідно до вимог ст.5,6,11,41  Закону України «Про місцеві державні адміністрації», постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2012 року        № 887 «Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації», Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 року № 232/5, згідно розпорядження голови  районної державної адміністрації  від 23.03.2018 р.       № 157/А-2018 «Про структуру Арцизької районної державної адміністрації»:

1.Затвердити Положення про архівний відділ Арцизької районної державної адміністрації (додається).

2. Вважати таким, що втратило чинність розпорядження голови районної державної адміністрації від 01.03.2013 р. №   81/А-2013 «Про затвердження Положення про архівний відділ Арцизької районної державної адміністрації».

Голова  районної державної адміністрації                                                            С.А. Парпуланський  

 

 

 П О Л О Ж Е Н НЯ
про архівний відділ Арцизької районної державної адміністрації

 1.Архівний відділ  (далі – відділ) є структурним підрозділом районної державної адміністрації, що утворюється головою районної державної адміністрації, який забезпечує виконання покладених на цей підрозділ завдань, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Одеської області.

2. Відділ підпорядковується керівнику апарата районної державної адміністрації.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голів  Одеської обласної , Арцизької районної держадміністрацій, рішеннями, наказами Державного архіву Одеської області, а також положенням  про архівний відділ.

4. Відділ є самостійним структурним підрозділом без статусу юридичної особи публічного права.

5. Основним завданням відділу є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району.

6. Відділ відповідно до визначених галузевих повноважень виконує такі завдання:

1) координує  діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та / або юридичними особами приватного права (приватні архіви) (далі організації), у питаннях архівної справи і діловодства;

2) вносить до Національного архівного фонду архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік зберігання та використовує відомості, що в них містяться;

3) здійснює державний контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечує  додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

4) контролює разом зі службою діловодства  стан зберігання та правильність оформлення документів у структурних підрозділах організацій;

5) приймає від організацій та зберігає архівні документи з різними видами матеріальних носіїв інформації;

6) бере участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організацій, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

7) веде державний облік документів Національного архівного фонду та щорічно подає відомості про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), відповідній державній архівній установі;

8) забезпечує проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

9) створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

10) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

11) організовує користування архівними документами, надає архівні довідки, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб відповідно до Правил,  переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб, долучає  до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

12) підготує, транспортує (за рахунок організації) та приймає документи Національного архівного фонду до архівного відділу районної державної адміністрації ;

13) бере участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

 14) складає  за погодженням з Державним архівом Одеської області подання для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

15) забезпечує зберігання, облік і охорону документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району; документів особового походження; друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи; облікових документів і довідкового апарату до них;

16) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

17) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

18) інформує Державний архів Одеської області про виявлення архівних документів, що не мають власника, або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

19) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;

20) подає на затвердження Державному архіву Одеської області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

21) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснює контроль за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд  та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

22) надає  консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

23) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань упорядкування архівних справ, або документів (укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів);

24) веде  зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району надає належні відомості про ці документи Державному архіву Одеської області;

25) забезпечує захист персональних даних;

26) забезпечує здійснення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

27) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

28) вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи архівних установ.

7.  Архівний відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

одержувати в установленому законодавством порядку вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проводити експертизу цінності таких документів;

вимагати від організацій передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати організаціям на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати організаціям рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від організацій відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організаціях, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 8. Архівний відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з апаратом районної державної адміністрації, іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями  громадян з метою створення умов для проведення послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності, одержання і  передачі інформації, необхідної для належного виконання завдань та здійснення запланованих заходів.

9. Архівний відділ очолює  керівник, який призначається  на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

10. На посаду керівника архіву призначається  особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

11. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за  організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про архівний відділ, а керівнику апарату – посадову інструкцію;

3) звітує перед керівником апарату про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

4) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегій питань,  що належать до компетенції відділу, та розроблює відповідні проекти рішень:

5) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування.

 12. Для проведення експертизи цінності документів відділ готує розпорядження про утворення експертної комісії райдержадміністрації.

            Склад експертної комісії і положення про неї затверджується розпорядженням голови    райдержадміністрації відповідно до Типового положення, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013  року № 1226/5. 

 13. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені організаціями – джерелами формування Національного архівного фонду, та документи з особового складу;

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені організаціями або одержані ними на законних підставах;

фонди особового походження працівників організацій, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву організації;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві  окремо.

14. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із організацій до архіву через десять років після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву  одразу після завершення їх виробництва.

 Електронні документи передаються до архіву згідно до вимог, встановлених Правилами.

 15. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві організацій:

 для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;

для науково-технічної документації - 25 років;

для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

для електронних документів - 3 роки.

 16.  Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

Відділ  має  печатку  «Арцизька районна державна адміністрація 04057066 Архівний відділ», власний бланк. Печаткою відділу завіряються документи:

-          Копії документів, які зберігаються в архівному відділі;

-          Довідки, листи, відповіді  на звернення соціально-правового характеру від організацій, підприємств, установ, громадян України та за її кордоном;

      -  Планово-звітна документація відділу.