14.10.2014

Методичні розробки, рекомендації.

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Методика  передавання

електронних документів до
 
архіву установи та забезпечення збереженості

 електронних документів
2010 рік
Застосування електронних інформаційних технологій в сфері діловодства в установах, організаціях та на підприємствах України набуває дедалі більше розвитку, що зумовлено значними обсягами управлінських документів, необхідністю здійснення контролю за їхнім обігом, виконанням, зберіганням та використанням.
Багато заходів спрямовано на розвиток інформаційних технологій, формується нормативно-правова база у сфері регулювання впровадження електронних документів, електронного документообігу. 
 Процес зберігання інформації на цифрових носіях було розпочато у 2003 році, а саме: Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003 р. № 851-ІV), Закону України «Про електронний цифровий підпис» (2003 р. № 852-ІV), «Порядку зберігання електронних документів в архівних установах» (Наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р. № 627/10907), Закону України «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007 – 2015 роки» (2007 р., № 537-V)
Електронний документ(ЕД) – документ, інформація  в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. 
ЕД характеризується змістом, контекстом та структурою.
Зміст ЕД - це текстові та графічні частини, які складають документ.
Контекст ЕД – це інформація про зв’язки задокументованої інформації з фізичними та юридичними особами та іншими документами.
Структура ЕД підрозділяється на внутрішню та зовнішню:
- внутрішня структура – це структура змістовної частини документа;
- зовнішня структура – це структура середовища, в якому існує електронний документ(носій інформації, формат файла тощо)
ЕД визначається своїми метаданими.
Метадані – це данні, що пов’язані та стосуються ЕД, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури. Метадані ЕД мають елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності електронного документа та його автентичності для автора, користувачів та дослідників. Метадані є обов’язковим елементом процесу зберігання електронного документа. Як об’єкт архівного зберігання, ЕД характеризується такими ознаками:
- ЕД є програмно-технічнозалежним продуктом;
- ЕД має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні;
- зміст ЕД може бути фрагментованим , тобто документ може зберігатися у декількох різних файлах;
- ЕД може мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад використовання Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних, які мають короткий діапазон життєвого циклу;
- ЕД зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, зміна програмно-технічних засобів).
Цілісність ЕД визначається як доказ того, що документ повний за складом та не підлягав неавторизованим змінам. Загроза втрати цілісності ЕД зумовлена здатністю редагування програмними засобами. Для забезпечення автентичності/цілісності ЕД згідно із Законом України «Про електронний цифровий підпис» використовується електронний цифровий підпис (ЕЦП), який є обов’язковим реквізитом ЕД. Накладання ЕЦП завершується утворення ЕД, його особливість полягає у тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного захисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа – спеціального коду, відомого тільки особі, яка підписала документ. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа, тобто підпише електронний документ унікальним ЕЦП власника даного особистого ключа. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа – коду перевірки, доступного решті суб’єктів електронного документообігу. Цей код унеможливлює підробку ЕЦП автора документа, але надає можливість перевірити його справжність. Відкритий ключ має бути сертифікованим центром сертифікації ключів. Закон також передбачає використання електронного аналога печатки підприємства – ЕЦП підприємства.  
Відповідно до Пункту 2 ст. 7 «Оригінал електронного документа» Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» значиться, що «у разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа». В той же час згідно пункту 3 ст.8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» значиться, що електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі. За загальним правилом, встановлено ст.. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документною інформацією і реквізитами ЕД і документ з паперовим носієм,кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачено також можливість нотаріального засвідчення електронних документів (але поки що такий порядок законодавчо не врегульовано)
Цивільний кодекс України прирівнює електронні документи до паперових і допускає засвідчення їх електронним підписом, але по суті Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» не передбачено склад обов’язкових реквізитів електронного документа. Хоча ЕД повинен носити такі ж реквізити як і паперовий документ. У пункті 2 Ст. 5 Закону України «Про Електронний документ» значиться, що «склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством» Відсутність ідентифікуючих реквізитів в електронному документі й неможливість встановити джерело його походження позбавляє його статусу документа.
  
До документів в електронній формі належать:
- документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі;
-  документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно - обчислюванної техніки;
- документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями
Більшу частину документів в електронній формі складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. Реквізити оформлення документів в електронній формі такі ж при складанні й оформленні документів із паперовими носіями.
В архівах установ практично не передбачено зберігання документів в електронній формі. Електронні документи в Державні архіви України поки не надходять.
Зберігання ЕД має здійснюватися на електронних носіях і забезпечувати можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Що ж стосується строку зберігання ЕД, то він має бути не менший від строку, встановлено законодавством для зберігання відповідних документів з паперовим носієм. В Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» (ст.13 «Зберігання електронних документів та архіви електронних документів»: «У разі неможливості зберігання ЕД на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання…) не відповідає рівню, що є рішенням проблеми архівного зберігання. Зазначені дублювання та копіювання не можуть забезпечити відтворення цих записів через 50 або навіть 10 років. 
Формати створюваних ЕД характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфікацію, рівень стандарту, або просто характеризуються обсягом розповсюдження та використання.
Поширені такі форми ЕД:
- формати відкритого тексту: в  діловодстві для створення ЕД широко використовується формати програм Microsoft (Word, Excel), 
які характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. В зв’язку з тим, що не прийнято в аспекті архівного зберігання ЕД, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації – PDF фірми Adobe Systems Inc, який визначений ISO (The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/ВІ 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років). Для більшості прикладних програм створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку)
- формати графічних зображень:
* TIFF(Tag Image File Format): графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;
*GIF (Graphics Interchange Format): графічний формат рекомендований для передавання зображення каналами зв’язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень;
* JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний формат з ущільненням інформації з мінімальними її витратами, поширено використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходить і до архіву;
* інші формати (pict, bmp тощо) використовується в специфічних додатках і не рекомендовані для довготривалого зберігання зображень;
- формат структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіо включення, Інтернет-посилання тощо): поширено використання формату SGML (Standard Markup Generalized Language). Цей формат структурованих документів має можливості подетального відкриття документа в зв’язку з чим зручний для довготривалого зберігання документів в архівах.
Вибір формату ЕД здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:   
- доступність (пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущіпленням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;
- довговічність (впевненість у тому, що формат в який конвертується ЕД буде підтримуватися розробником достатній час без ризику втрати доступу);
- точність (впевненість у тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);
- гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами)

Носії інформації для запису ЕД :
*СD-WORM, CD-ROM, CD-R: найбільш придатні для архівного зберігання електронних документів, мають відносно значну ємність інформації для запису, захищені від випадкового стирання, досить широко використовуються і виготовляються (виробники обіцяють для своєї продукції термін безпечного зберігання інформації 100 і більше років). На практиці рекомендовано перезапис інформації на CD кожні 10 років при забезпеченні належних умов зберігання (інколи спостерігається руйнація алюмінієвої основи). Орієнтована вартість зберігання інформації від 5 до 10 GB;
* Hard Disk Drive (HDD): основний засіб зберігання інформації в комп’ютері, висока швидкодія, ємність понад 100 GB. Записана на HDD інформація може бути випадково модифікована або стерта. Рекомендований для доступу  до ЕД в режимі «on-line»та зберігання ЕД з резервним копіюванням на інших носіях. Орієнтована вартість зберігання інформації від 15 до 35 GB;
* LTO, DLT, Super DLT-cassettes: порівняно з CD, записана інформація може бути випадково модифікована або стерта, але при опрацюванні великої за об’ємом інформації в декілька десятків СВ (виробники, які мають відому торгову марку, визначають для магнітних носіїв діапазон життєвого циклу від 10 до 20 років в залежності від типу). Орієнтована вартість зберігання інформації близько  3 GB при використанні автоматичної бібліотеки носіїв;
*DVD (Digital Versatile Disk) оптичний диск, має такі ж переваги як і CD і більше, оскільки може зберігати до 17 GB інформації і набуває широкого вжитку. Орієнтована вартість зберігання інформації близько  15 GB;
*ZIP – drive: носії за об’ємом в 100-250 МВ інформації, не мають промислового стандарту і можливі у використанні за відсутності інших засобів;
* 1,44 МВ floppy disc: найменш придатний для архівного зберігання: мала ємність, висока вразливість, приймаються тільки за погодженням з архівом.
Вибір носія інформації здійснюється з урахуванням наступні характеристик:
- довговічність (залежність від технологічного рівня виробника, часу та умов зберігання до використання). Реальний діапазон життєвого циклу є прогнозованою величиною;
- швидкодія доступу (важливий фактор у створенні інформаційного ресурсу, вирішення проблеми резервного та страхового копіювання);
- ємність носія (визначається в залежності від призначення та перспективного використання його ємності);
- універсальність (визначається можливістю зберігати ЄД різних форматів, наприклад floppy disc є непридатним для зберігання графічних файлів, CD або  DVD можуть зберігатися текстові, графічні аудіо, відео файли);
- мобільність (зручність перенесення інформації в просторі);
- компактність (співвідношення розмірів до об’єму інформації);
- ціна (визначається призначенням: створення ЕД, приймання та розповсюдження ЕД, зберігання ЕД)
Проблема архівного зберігання є як технічною так і організаційною проблемою.          Технічна проблема полягає в досить короткому життєвому циклі програмно-технічних засобів створення ЕД та носіїв інформації для їх зберігання. Організаційна проблема полягає в тому, що не завжди архівісти мають вплив на вирішення питань законодавчого та фінансового забезпечення організації створення та функціонування ЕД.
Міжнародна Рада Архівів (ІСА), Комітет електронних документів 1997 р. визначив основні принципи довготривалого зберігання ЕД в архівах. Відповідно до цих рекомендацій архів повинен:
- дослідити життєвий цикл електронних систем, що створюють та зберігають архівні ЕД;
- упевнюватись, що ЕД, які створюють та зберігають архівні документи, є автентичними і цілісними;
- здійснювати експертизу та контролювати процеси зберігання архівних ЕД;
- об’єднати вимоги до зберігання та користування ними, забезпечивши їх доступність.
До визначених стратегій вирішення проблеми архівного зберігання ЕД слід винести:
- стратегію консервації: базується на збиранні застарілих програмно-технічних засобів, що дозволяють відображати ЕД в конфігурації, в якій він був створений;
- стратегію емуляції – розроблення програм, які відтворюють дії морально застарілого програмного забезпечення так, що будуть отриманні результати так само як і в конфігурації програмно-технічного забезпечення, в якому було створено ЕД;
- стратегію міграції – періодичне перенесення ЕД з існуючого в наступне покоління програмно-технічних засобів.
Перша стратегія є не досить практичною: технічні засоби та програмне забезпечення виробляється  та виготовляється незалежними виробниками, тому у разі припинення виробництва, відновлення працездатності обладнання потребує значних фінансових ресурсів.
Друга стратегія – емуляція, потребує зберігання значного обсягу документації стосовно програмно-технічних засобів, що дозволить в майбутніх поколіннях здійснити конвертацію або розробку програмного забезпечення для відтворення та подальшого зберігання оригіналів  ЕД. Ця стратегія досить обтяжлива, а тому також потребує великих витрат.
Періодична міграція ЕД із покоління в покоління програмно-технічних засобів є одним з перспективних рішень проблеми довготривалого зберігання ЕД. Успішне використання цієї стратегії залежить від метаданих, пов’язаних з ЕД, що містять історію міграції і забезпечують розуміння середовища, в якому було створено ЕД.


Порядок зберігання електронних документів в архівних установах

Оперативне зберігання ЕД з часу їх створення (надходження) і до передавання до архівного підрозділу забезпечується тим структурним підрозділом установи, у якому ці документи перебували на виконані. У невеликих установах оперативне зберігання електронних документів забезпечується службою діловодства.
ЕД формуються в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ установи. Групування  ЕД у справи здійснюється за тим самим порядком , що й для документів із паперовими носіями. Головними чинниками формування електронної справи є строки зберігання і тематика інформації ЕД. Електронні справи мають включати ЕД, що містять первинну інформацію, та реквізити ЕД (у вигляді окремих файлів), де фіксуються всі службові позначки, що виникли в процесі виконання документа з певного питання (резолюції, візи, грифи погодження та затвердження, усі електронні підписи, реєстраційно-контрольна картка тощо).
Методичне керівництво і контроль за формуванням ЕД у справи та її оперативним зберіганням здійснює служба діловодства. Технічни та технологічні умови зберігання і користування ЕД забезпечує підрозділ інформаційних технологій або підрозділ, на який покладено організацію робіт, пов’язаних із захистом інформації в автоматизованих системах.
Вимоги до забезпечення захисту ЕД формуються для кожної автоматизованої системи окремо відповідно до вимог нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.
Електронні справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) перебувають на оперативному зберіганні в структурному підрозділі. На них можна складати описи справ. Після закінчення строку їх зберігання вони знищуються в установленому порядку. Електронні справи постійного,  тривалого (понад 10 років) зберігання перебувають на оперативному зберіганні протягом двох років, після чого  передаються до архівного підрозділу установи..
Підготовка ЕД для передавання до архівного підрозділу установи у вигляді електронних справ включає:
- перевірку всіх електронних підписів;
- експертизу цінності ЕД;
- оформлення електронних справ;
- складання описів електронних справ;
- підготовку комплекту супровідної документації.
Експертиза цінності електронних документів здійснюється в їх візуальній формі та проводиться за принципами й критеріями, що визначені для документів з паперовими носіями.  За результатами експертизи цінності  складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення електронних документів, що не підлягають подальшому зберіганню.
Після завершення діловодного року працівником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, здійснюється оформлення кожної справи, що включає систематизацію електронних документів у логічній послідовності та хронології їх створення, уточнення заголовка електронної справи, складання засвідчу вального напису справи, що містить відомості про склад електронних документів та інформаційно-пошукові характеристики електронних документів у справі. Засвідчу вальний напис є спеціальним електронним документом, що містить такі обов’язкові реквізити: номер електронного документа, назву електронного документа, назву файла, перелік електронних підписів, перелік файлів електронних підписів, дату створення або підписання, формат даних, відомості про програмні засоби, що використовувалися при створенні документа, обсяги в кілобайтах. На засвідчувальний напис накладається електронний підпис співробітника, відповідального за діловодство в структурному підрозділі установи.
Складання описів електронних справ здійснюється співробітником, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі установи, на основі електронної номенклатури справ. При цьому критеріями відбору документів до описів справ є строки зберігання документів (постійного, тривалого (понад 10 років) та з особового складу.
Опис електронних справ структурного підрозділу складається у вигляді електронного документа, який містить такі основні реквізити:
- номер електронної справи;
- індекс справи за номенклатурою справ;
- заголовок справи, крайні дати справи;
- кількість електронних документів у справі;
- строк зберігання справи (для справ тривалого (понад 10 років) та особового складу;
- примітка;
- загальна кількість Електронних документів, включених до опису;
- загальна кількість носіїв інформації, на яких записані електронні документи включені до опису;
- електронні підписи працівника структурного підрозділу, що здійснював передавання справ, і керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів установи). 
Порядок підписання, погодження і затвердження описів електронних справ є  аналогічним до порядку, установленому для описів справ з паперовими носіями.   
Документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються в архівний підрозділ установи за описами справ та супровідною документацією у вигляді електронного документа, що містить фіксований набір реквізитів – інформаційно-пошукових характеристик на кожну справу. Обов’язковими реквізитами є: номер справи в опису, назва (заголовок) справи, крайні дати справи, відомості про авторів документа та підписувачів, характеристика змісту (анотація), відомості про програмні засоби, використані при створені документів, відомості про файли (імена, типи, формати).
На підставі електронних описів справ структурних підрозділів співробітник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів установи) складає зведені описи справ установи. Зазначені описи справ складаються у вигляді електронних документів. Порядок підписання, погодження і затвердження зведених описів електронних справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу є аналогічним до порядку, установленому нормативними актами спеціально вповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства для справ з паперовими носіями.
Перевірка цілісності електронних справ проводиться не менш ніж один раз на рік. При порушенні цілісності електронної справи здійснюється її відновлення з резервної копії.
Порядок та строки передавання електронних документів постійного зберігання до державної або іншої архівної установи, а також формати подання даних в електронні справи та комплект супровідної документації визначаються спеціально вповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

У зв’язку з недостатнім фінансуванням в установах перехід до Електронного підпису проходить дуже повільно. Деякі організації мають можливість передавати документи на паперовій основі  до архіву установи разом з аналогами цих документів в електронному вигляді. Тому вважаємо за можливе створювання електронних баз даних , в яких будуть відтворенні документи створенні в процесі діяльності установи. Процес передачі електронних баз даних повинен проходить разом з передачею документів на паперовій основі. (Додаток 1)
Додаток № 1 
Назва структурного                                                 ЗАТВЕРДЖУЮ 
підрозділу                                                      Посада керівника установи
                                                                                      дата підпис
Акт
Приймання – передавання 
баз даних за   __________ роки

№ з/п Назва но-сія інфо-рма-ції Назва оди¬ниці збері-гання  Кіль-кість  оди-ниць об-ліку  Короткий зміст документів записаних на носії інформації Крайні дати документів Об’їм інформації зберігання  примітки
1 2 3 4 5 6 7 8

Разом  __________ одиниць зберігання,  ___________ одиниць                                                                       
           (числом та прописом)                             (числом та прописом) 
обліку,  ___________   об’єм інформації зберігання 
                (числом та прописом)

Особа відповідальна 
за діловодство                     __________  
                                                   (підпис)                     (розшифровка підпису)

Передав          __________  
                                                   (підпис)                     (розшифровка підпису)


Прийняв          __________  
                                                   (підпис)                     (розшифровка підпису)


Список використаної літератури:

1. Закон України «Про електронний документ та електронний документообіг» (від 22.05.2003 № 851 – IV)
2. Закон України «Про електронний цифровий підпис» (від 22.05.2003 № 851 – IV)
3. Лавренюк А. Центральний державний електронний архів України: пошук відповідей на виклики часу. /Архіви України. Вип. 1-2 (260) (січень-квітень). – К.-2008.
4. Вісник державного комітету архівів України. Вип. 4(16). (жовтень-грудень). К. -  2003.
5. Сельченкова С.В. Порядок зберігання електронних документів в архівних установах [http://www.archives.gov.ua/Law-base/Regulations/index.php?order-2005-49]
6. Сельченкова С.В. Діловодство: Практичний посібник. / К. -2009.
7. Проект концепції архівного зберігання  електронних документів [http://www.archives.gov.ua/ Publicat/Studii/ Studii_2005.13.03-06. php]
8. Петров В. та інш. Шляхи створення носіїв для довготривалого зберігання інформації в цифровій формі [http://library.mephi.ru/data/avtoru/]
9.  Кисельова Л. Деякі правові аспекти визначення характеристик електронних документів [http://www.archives.gov.ua/ Publicat/Studii/ Studii_2005.13.03-06. php]